スカウト機能の活用により短期で応募を獲得する

少し触れましたが「ダイレクト・リクルーティング」について改めて説明します。

ダイレクト・リクルーティングとは、人材採用方法の一種で、歯科医院が直接求職者にアプローチし、自院を積極的にアピールする手法で、近年の人材採用では欠かせないものとなっています。

従来は求人サイトに求人情報を掲載して母集団を集める方法や、人材紹介会社に依頼し候補者を選出してもらう方法など、求職者からの応募や紹介が来るのを待つだけの採用方法が主流でした。

前者では母集団を大きく形成できること、後者では自院にあう人材を見つけてくれるので、母集団の質が高いというメリットがある反面、選考に時間がかかるので、費用が割高になるというデメリットがあります。

それに対して、ダイレクト・リクルーティングは歯科医院側が条件の合う人材にピンポイントでアプローチし、スピーディーに応募を獲得するのに有効な攻めの採用手法になります。

TwitterやInstagramなどのSNSを活用して自院で行うソーシャルリクルーティングと呼ばれる手法や、知人や社員からの紹介を使用するリファラル、自院ホームページを活用する採用などもダイレクト・リクルーティングに含まれるが、これらは自院の魅力を自由に発信できるメリットもあるが、労力がかかる上に、情報漏洩のリスクを伴うというデメリットもあります。

ここでは、マッチング度の高い求職者に情報を届けられる面がメリットである求人サイトのスカウト機能を活用したダイレクト・リクルーティングで、短期間で応募を獲得するためのポイントを紹介します。

学生の8割はスカウトを受けたい

ちなみにGUPPYではダイレクト・リクルーティングを「スカウト」という呼称でサービス提供しているため、以降スカウトと呼ぶことにします。

近年は求職者側も自分で求人情報を探すだけでなく、スカウトの中から興味を持った歯科医院の見学に行く人や応募をする人が増えています。GUPPYが行った2022年卒業予定の歯科衛生士を目指す学生のアンケートでは、約8割が「スカウトを受けたい。」と答えています。

スカウトをきっかけに多くの学生や求職者に求人情報や歯科医院のホームページが見られれば、採用のチャンスは格段に広がります。中途採用では欠員補充が目的であることが多いため短期間のうちに即戦力となる人材を確保したい場合がほとんどでしょう。

求職者には、今すぐにでも転職したいという転職顕在層と、急いではいないが良い歯科医院があれば転職したい、と考えている転職潜在層の二種類が存在します。いずれにしても働きながら数ある求人情報の中から、条件に合う歯科医院を検索するのは大変な作業ですし、限られた時間の中で効率の良い転職活動を行いたいと考える人が多いのです。

そこで求人情報の掲載開始と同時に、条件に合った求職者にスカウトを送信することをおすすめします。短期での応募確保が期待でき、顕在層・潜在層どちらにもアプローチが可能となるので求人情報の掲載とスカウトはセット使いするのがベストです。

では、スカウトの送信について、求職者により自院に興味を持ってもらうためには、どのような点に気をつけると良いのでしょうか。

スカウト送信の手順

スカウト送信の手順は大きくわけて三つになります。

1.スカウト対象者の選定

まず、条件に合った求職者・学生の選定です。

中途採用の場合、スカウトの送信対象は概ね直近で3日～1週間以内にアクセスしている求職者から探すことをおすすめします。新規登録する求職者は日々増加します。直近にアクセスがあった求職者は採用成功率が比較的高い顕在層が多いため、3日ごとに検索する等、期限を決めて定期的にスカウトを送信するとよいでしょう。新卒採用の場合は、職務経験がないので中途採用ほど対象者を絞ることはできません。その為、できるだけ対象範囲を広げてスカウトを送信し、まずは自院を多くの学生に知ってもらう意識で進めてみてください。

2.スカウトの文面を作成する

次に、スカウト文面の作成ですが、一人ひとりに文面を作っていくのは大変なため、求職者のタイプ（経歴、希望条件、重視する項目等）に応じていくつかテンプレートを作成して都度使い分けるといいでしょう。

作成の際は、下記点に注意して作成してください。

【スカウト文面のポイント】
✓ 自院の特徴をわかりやすく伝えられているか
✓ 求職者にとってのメリット、自院で働くベネフィットをきちんと伝えられているか
✓ 求人情報の内容と条件や特徴に相違がないか
✓ 読む側にストレスがかかる構成になっていないか（文章が長すぎて意味がわかりにくいなど）

また、応募方法については、すぐに面接や履歴書郵送に誘導するのではなく、まずは見学から誘ってみましょう。あまりに砕けた文章だと不信感を与えてしまう危険性もあります。なので社会人としての礼儀を心得た文章になっているか注意を払って作成してください。

3.スカウトを送信する時間

候補者の選定と文面の作成が完了したら、いよいよスカウト送信です。
注意したいのは送る時間です。

中途採用なら、休憩時間や就業後の時間帯、新卒採用なら授業が終わるころなど、できるだけ確実にみてもらえる時間帯を狙いましょう。
深夜など通知が来て迷惑になる時間帯は避けるなど、常識的な時間帯に送るよう心掛けましょう。

返信率・採用率を高めるには？

スカウトを送っても、残念ながら全員から返信がくることはありません。返信率は平均すると10～20％です。なので、10～20％以下の場合は対象者の絞り込みを変え改めてスカウトの文面・求人情報を見直し、より魅力的なものに変更するなどの改善が必要となります。

GUPPYでは、求職者が興味をもった求人に対し、ブックマークを付ける機能（名称：気になる機能）があり、医院側は「気になる」をした求職者にスカウトを送信することが可能です。

求職者は自院に興味をもっているのですから、当然返信の可能性は高くなります。そのチャンスを最大限に活かしましょう。

スカウトを送った相手から応募もしくは見学希望の返信があれば、できるだけ早く対応することが重要です。これについても以前の記事でお伝えしておりますが、大切なことなので、あえて書かせていただきます。

返信はできればその日のうちにするのがベストでしょう。もし対応できない場合は、遅くても翌日には連絡するべきです。

返信後のお礼を返し、その後見学・面接希望の確認、見学・面接日の決定をする。面接日が決定したら、ドタキャン防止のため、前日までに当日来られるかの再確認をしておく。求職者の返信から、2～3日で見学（面接）日の決定までできれば順調に進んでいると思っていいでしょう。

求職者からの返信には、応募や見学希望ではなく医院や採用条件に関する質問もあると思いますが、それらにも素早く丁寧に答えることで、よい印象を持ってもらえます。返信が来ても対応が遅いとチャンスを逃すことにもなりかねません。なので見学・面接に来てもらえるその時まで、気を緩めず対応していきましょう。