面接のドタキャンを防ぐには

労働市場では近年、求職者よりも企業の求人の方が少ない「売り手市場」が続いています。
2023年平均の有効求人倍率は1.29倍で、前年に比べて0.02ポイント低下したものの、依然として求人が求職を上回る状況にあります。歯科衛生士の採用においても、売り手市場を背景として応募者優位の状況にあるため、面接の辞退（ドタキャン）が出やすくなっています。
ここからは、応募者が面接をドタキャンする事情や理由、これらをふまえつつ、対策を紹介していきます。

歯科衛生士が面接辞退を決めるタイミングは？

まずは、応募者が面接辞退を決めた時期と理由についておさえておきましょう。
応募者がいつ辞退を決めたのかを時間軸で整理すると、

1「応募後に連絡がくるまで」

2「連絡が来てから面接日時が決まるまで」

3「面接日時が決まってから面接日の前日まで」

4「面接日当日」

この時系列になります。

次に面接を辞退する理由としては、

「応募後に考え直し自分の希望と相違があると判断した」

「ネット上で良くない評判や噂を知った」

「他社で選考が進んだか内定を得た」

「面接の連絡が遅かった」

「他の面接と日時が重なった」

「応募先で働く自信をなくした」

「応募先の対応が悪かった」

こうした理由が上がりました。
このように、応募者が内定を決めた時期と理由が明らかになると、対応策を練ることができます。

ただし、ネット上の評判を見られてしまうのは避けようがありません。なので、応募者には面接時に医院を訪れた際の印象で判断してもらえるうよう最善を尽くし、その後、例えネットでの良くない評判を目にしたとしても、それらに左右されることのない好印象を残すことに尽力すべきでしょう。

応募者への連絡は「できるだけ迅速」が基本

選考の各段階については、書類選考の通過者には速やかに連絡し、面談日の設定をしておくことがポイントとなります。そうしておくことで「面接の連絡が遅かった」という理由で、ドタキャンされる事態は避けられるでしょう。

次に、他の医院と面接日時が重なることを想定し、面接に予備日を設けておくことも有効です。
加えてメールなどの対応は丁寧に行い、面接日の前日に「明日の面接を楽しみにお待ちしています」などとリマインドメールを送ることで、やんわりと面接があるということを念押しできます。

常に丁寧なコミュニケーションを意識することで、仮に応募者が他の医院から内定を得ていていたり、選考が進んでいたりしたとしても、あなたの医院での面接を受けてから就職先を最終的に判断するという可能性が残せます。歯科医院側が、応募後に考え直され面接をドタキャンされないためには、あらかじめ求人票や求人広告、採用ページで待遇や勤務の詳細、求める人材について明確に示しておくことが必要です。

応募者が自信をなくさないようにメール等で事前に、応募者の疑問や不安を解消するような問いかけをしておくのも有効です。例えば、「面接時の服装」「面接ではどのようなことを聞かれるのか」など面接者が気にするであろう問いに対してあらかじめ「Q＆Aよくある質問とその回答」を準備し、応募者がネット上などで目に出来るようにしておけば、面接の当日キャンセルを減らす効果が望めます。

マイナス面含め”ありのまま”を共有する

応募者の不安解消という観点から、もう一つ実施すべき対策があります。
それは求人票や求人広告、採用ページにおいて、医院の魅力や仕事のやりがいなど、仕事の良い面ばかりでなく、努力が求められることや仕事の大変さについても触れておくことです。そうすることで面接に進む前の段階で、応募者側は自身の望む職場であるか判断する事ができますし、採用する側も適切に候補者を絞ることができます。

歯科衛生士が就職先を選ぶ際には、給与や勤務地はもちろんのこと、人間関係なども選ぶ際のポイントになります。歯科医院は少人数での作業が多いため、院長やスタッフとの関係は仕事に大きく影響します。
また、応募者は福利厚生、社会保険が完備されているのかどうかを確認します。なので、社会保険を完備していることについて明確に示す必要があります。

そして、可能な限り情報は開示しましょう。
最低限「給与」「スタッフの人柄」「職場の雰囲気」「休日・休暇」「勤務地」「福利厚生」」院長（経営者）の人柄」「仕事内容」「社会保険完備」「研修精度」については、事前に応募者に伝わるように工夫しておきましょう。

ドタキャンを防ぐには、応募者への誠意はもちろんのこと、日々の心掛けが大切であり、気付いた点、改善すべき点には即座に対応し、それを継続していれば、焦って準備が必要になるということはありません。

募集の前段階から準備を整え、募集開始から、面接決定までの情報伝達の方法、内容、タイミングに配慮し、丁寧なコミュニケーションをとることによって、大抵のリスクは抑えることができるのです。